No cenário corporativo contemporâneo, caracterizado por uma crescente complexidade no volume de litígios, a eficiência operacional tornou-se essencial para o sucesso das grandes empresas. Neste contexto, o backoffice jurídico emerge como um componente crítico, fundamental não apenas para a gestão de riscos, mas também como uma força propulsora para a sustentabilidade empresarial a longo prazo.
Empresas de larga escala, frequentemente envolvidas em um alto número de processos judiciais e administrativos, enfrentam desafios únicos que exigem uma administração jurídica ágil e meticulosa. O backoffice jurídico, com suas funções variadas que incluem desde a gestão documental até o suporte em compliance e governança corporativa, possibilita que esses conglomerados não apenas respondam eficientemente às demandas legais, mas também antecipem questões legais antes que elas se transformem em problemas significativos.
Mas o que é backoffice jurídico?
Segundo King, Backoffice pode ser definido como o departamento que atua nos bastidores e fornece subsídios para o Frontoffice, é esclarecido por Mota que o departamento Backoffice está ligado ainda com diversos outros departamentos do ambiente empresarial, demonstrando sua ampla atuação e importância, para o pleno funcionamento da operação.
No contexto jurídico poderíamos melhor exemplificar o Frontoffice como o setor que lida diretamente com ações judiciais, clientes ou prazos judiciais.
Já o Backoffice é o setor que não lida diretamente com as ações judiciais, entretanto é fundamental para a eficiência do departamento jurídico como um todo, fornecendo os subsídios através da gestão de documentos, assegurando que o escritório ou empresa esteja em conformidade legal através do compliance e na era da informação oferece suporte e manutenção dos sistema de tecnologia da informação que serão utilizados na operação jurídica.
A gestão de processos e o backoffice jurídico
O backoffice jurídico em empresas de grande escala desempenha um papel crucial ao garantir que todas as operações legais sejam executadas com precisão e eficiência. A gestão de processos, neste contexto, emerge como uma estratégia vital para melhorar a eficiência do backoffice e, por sua vez, suportar o frontoffice de maneira eficaz.
A implementação de configuração em processos para o backoffice jurídico em operação de grande escalas têm se demonstrado essencial para o pleno funcionamento e para a criação de um departamento jurídico de excelência De forma que o backoffice jurídico em sua operação divide-se em processos em busca do aprimoramento contínuo, uma configuração que pode ser utilizada neste departamento é a seguinte:
I. Triagem
II. Cadastro
III. Subsídios
IV. Contestação ou Defesa/Obrigação de fazer/Cumprimento de sentença V. Encerramento
A implementação de uma gestão de processos bem definida e estruturada é demonstrativamente essencial para o pleno funcionamento e para a criação de um departamento jurídico de excelência. Este sistema não só melhora a coordenação e a eficiência operacional, mas também assegura que o frontoffice receba o suporte necessário para desempenhar suas funções de forma mais efetiva, refletindo em um atendimento ao cliente mais ágil e uma gestão de riscos mais robusta.
O que os dados mostram?
Em estudo realizado por Coragem e Pereira (2022) com o intuito de buscar entender o impacto do Backoffice jurídico com a utilização da gestão de processos no departamento jurídico, foi possível compreender melhor a importância deste setor.
Após acompanhamento do setor de backoffice jurídico com a utilização da gestão de processo estes foram os resultados apresentados pelo setor jurídico acompanhada pelo estudo.
1. Redução de 100% da Revelia (situação processual em que a parte citada não apresenta defesa) em lapso de 4 Meses – Maio/2018 a Agosto/2018
2. Redução de 100% de Obrigações de fazer realizadas fora do prazo, em lapso de 5 Meses – Junho/2018 a Outubro/2018
3. Redução de gastos mecom o contencioso jurídico de R$3.000.000,00 (três milhões) com implementação do backoffice jurídico e gestão de processos.
A implementação de uma gestão de processos bem definida e estruturada é demonstrativamente essencial para o pleno funcionamento e para a criação de um departamento jurídico de excelência. Este sistema não só melhora a coordenação e a eficiência operacional, mas também assegura que o frontoffice receba o suporte necessário para desempenhar suas funções de forma mais efetiva, refletindo em um atendimento ao cliente mais ágil e uma gestão de riscos mais robusta. A contínua revisão e aprimoramento desses processos são fundamentais para adaptar-se às mudanças regulatórias e às novas demandas do mercado, consolidando o backoffice jurídico como um pilar estratégico dentro da organização.
Mas então, com quem contar?
Ao considerar a contratação de serviços de backoffice jurídico, a experiência e a consolidação no mercado são fatores críticos que garantem não apenas a competência, mas também a confiança necessária para lidar com as complexidades e os desafios do ambiente jurídico atual. Por essa razão, é essencial escolher parceiros que possuam um histórico comprovado e uma sólida reputação na área.
Neste contexto, a MF Digital Law se destaca como líder em soluções de backoffice jurídico, oferecendo um serviço eficiente e adaptado às necessidades específicas de grandes empresas. Com uma equipe de profissionais altamente qualificados e uma abordagem inovadora para a gestão jurídica, estamos prontos para ajudar sua empresa a enfrentar desafios legais com segurança e eficácia.
Para saber mais sobre nossos serviços e como podemos auxiliar no fortalecimento do seu departamento jurídico, entre em contato conosco através do whatssap (85)98112-4808. Estamos à disposição para discutir suas necessidades específicas e oferecer as melhores soluções jurídicas no mercado.
AUTOR: GUSTAVO ARRUDA DE JESUS TEIXEIRA
REFERÊNCIAS
1. CORAGEM, Daniela Ressurreição Dias; PEREIRA-ROTONDARO, Veridiana Rotondaro. Melhoria de Eficiência Operacional dos Processos do Backoffice Jurídico por meio da Gestão por Processos
2. KING, Mervyn J. – Bank & brokerage back office procedures & settlements. Chicago: Amacom, 2000. 3. MOTA, André Freire. Departamento” back office”. 2016. Dissertação de Mestrado. FEUC
